Haber & Duyurular
Anasayfa / Haber & Duyurular
VERİ SAKLAMA GEREKSİNİMLERİ

Kayıt Saklama Gereksinimleri

Giriş

Bazı vergi mükelleflerine yönelik olmak üzere, belirlenen konulara ilişkin kayıtların elektronik ortamda oluşturulması, muhafaza ve ibraz edilmesine dair usul ve esasların yer aldığı 431 Sıra No.lu Vergi Usul Kanunu Genel Tebliği (Tebliğ), 29.12.2013 tarih ve 28866 sayılı Resmi Gazete’de yayımlanmıştır. Söz konusu Tebliğ, 01 Temmuz 2014 tarihinden itibaren yürürlüğe girecektir. (1 Ocak 2015 tarihine uzatılmıştır.)

Bu yazı, Tebliğ ile getirilen Kayıt Saklama Gereksinimleri hakkında açıklama yapmak amacı ile hazırlanmıştır

Belirlemenin Amacı

Vergi mükelleflerin önemli bir bölümü, vergi ile ilgili olay ve işlemlerin takip edilmesi için bilgi ve iletişim teknolojilerinden yararlanmaktadır. İfade edilen bu süreçte vergi ile ilgili olaylar açısından önem taşıyan birçok veri ve bilgi, mükellefler tarafından elektronik ortamda oluşturulmakta, analiz edilmekte ve iç kontrol süreçlerinde kullanılmaktadır. Artan faaliyet hacimlerinin de doğal sonucu olan bu durum, vergi ile ilgili olmak üzere elektronik ortamda oluşturulacak kayıtlara yönelik bazı belirlemelerin yapılmasını zorunlu kılmaktadır.

Tebliğ ile bazı vergi mükelleflerine yönelik olarak yapılan belirlemelerin temel amacı, mal ve hizmet hareketi ile ilgili elektronik ortamda oluşturulacak kayıtlarda yer alması gereken asgari içeriklerin belirlenmesidir. Asgari içerik belirlemesi, söz konusu kayıtların vergi denetimi ile ilgili süreçlerde kullanım imkanını arttırdığı gibi mükelleflere ait iç kontrol süreçlerinin de gelişmesine yardımcı olacaktır.

Kapsama Giren Mükellefler

Aşağıda yer alan mükellefler, Tebliğ ile birlikte getirilen kayıt saklama gereksinimlerine uygun kayıtları oluşturmak, muhafaza ve ibraz etmek zorundadır.

- 4760 sayılı Özel Tüketim Vergisi (ÖTV) Kanunu ekinde yer alan (I) sayılı liste kapsamında ÖTV mükellefiyeti olanlar,

- 5015 sayılı Petrol Piyasası Kanunu kapsamında bayilik, taşıma, dağıtıcı, depolama (deniz taşıtları dahil), madeni yağ, serbest kullanıcı, ihrakiye teslimi, iletim, rafinerici ve işleme lisanslarından herhangi birisine sahip olanlar1,

- 4646 sayılı Doğalgaz Piyasası Kanunun Kapsamında CNG, depolama, toptan satış, dağıtım, iletim, ithalat ve ihracat lisanslarından herhangi birisine sahip olanlar2,

- 5307 sayılı Sıvılaştırılmış Petrol Gazları (LPG) Piyasası Kanunu kapsamında dağıtıcı, depolama, taşıma ve otogaz bayilik lisanslarından herhangi birisine sahip olanlar3,

- ÖTV Kanunu ekinde yer alan (III) sayılı listenin B cetvelinde yer alan ürünlerle ilgili olarak;

- Tütün ve Alkol Piyasası Düzenleme Kurumundan Tütün Ticareti Yetki Belgesi almış gerçek ve tüzel kişiler,

- Tütün ve Alkol Piyasası Düzenleme Kurumundan Üretim ve Faaliyet Uygunluk Belgesi almış gerçek ve tüzel kişiler,

- Tütün ve Alkol Piyasası Düzenleme Kurumundan Üretim ve Faaliyet Uygunluk Belgesi almış gerçek ve tüzel kişilerin mamullerinin, Toptan Satış Belgesi sahibi mükelleflere pazarlama ve dağıtımını gerçekleştiren gerçek ve tüzel kişiler.

Ancak, 5018 sayılı Kamu Mali Yönetimi ve Kontrol Kanunun kapsamındaki kurum, kuruluşlar, kamu iktisadi kuruluşları ve sermayesinin yüzde 50 veya daha fazlası kamuya ait olan kurum ve kuruluşlar yukarıda ifade edilen kapsamın dışında yer almaktadır.

Belirlenen Kayıt Saklama Gereksinimleri

Tebliğde, kapsama giren vergi mükelleflerince gerçekleştirilen mal ve hizmet hareketleri ile ilgili olmak üzere, aşağıda sıralanan konular ve bu konulara ilişkin asgari kayıt saklama gereksinimleri yer almaktadır.

- Satış kayıtları,

- Alış kayıtları,

- Dönem başı ve dönem sonu mal stoklarına ilişkin envanter kayıtları,

- İthalat kayıtları,

- İhracat kayıtları,

- Üretim kayıtları,

- Diğer kayıtlar.

Tebliğ kapsamına giren mükellefler, yukarıda yer alan konulara ilişkin kayıtları elektronik ortamda oluşturmak, muhafaza ve ibraz etmek zorundadır. Oluşturulacak kayıtların, mükelleflerin tüm faaliyetlerine ilişkin olarak hazırlanması gerekmektedir.

Bilgi Sisteminin Özellikleri

Tebliğ uyarınca, elektronik ortamda ve belirlenen kayıt saklama gereksinimlerine uygun elektronik kayıtların oluşturulması, muhafazası ve ibraz edilmesi sırasında kullanılacak bilgi sistemi, asgari aşağıdaki özellikleri taşımalıdır.

a) Tebliğ kapsamında belirlenen usul ve esaslara uygun kayıtların oluşturulması, muhafazası ve ibraz edilmesini sağlamalıdır.

b) Muhafaza edilen kayıtların kontrol, denetim, inceleme veya başka bir nedenle kısmen veya tamamen istenilmesi durumunda, istenilen kayıtların aşağıda yer alan ve yaygın olarak kullanılan dosya formatlarından en az birisi ile kaydedilebilmesi konusunda gerekli imkânlara sahip olmalıdır.

1) .xls - Microsoft Excel dosyası,

2) .xlsx - Microsoft Excel dosyası,

3) .txt - Düz metin dosyası,

4) .csv - Virgül ile ayrılmış değer dosyası,

5) .xml - Genişletilebilir işaretleme dili dosyası.

c) Yetkililer tarafından istenilmesi durumunda, muhafaza edilen kayıtlara erişimin sağlanması ve ihtiyaç duyulan kayıtların kopyalarının çıkarılması konusunda yeterli imkânlara sahip olmalıdır

Yukarıda yer alan belirlemeler, mükellefler tarafından kullanılacak bilgi sistemlerinin teknik mimarileri veya bileşenlerine yönelik herhangi bir kural getirmemektedir. Bu çerçevede tebliğ kapsamına giren mükellefler, ifade edilen şartları yerine getirmek koşulu ile istedikleri yazılımları ve donanımları kullanabilecektir.

Kayıtların Oluşturulması, Muhafazası ve İbrazı

Tebliğ kapsamında belirlenen konulara ilişkin kayıtların oluşturulması işlemi, işlemlerin yasal defterlere kaydedilmesi ile birlikte tamamlanmak zorundadır.

Elektronik ortamda oluşturulan ve muhafaza edilen kayıtların herhangi bir kontrol, denetim, inceleme veya başka bir nedenle kısmen istenmesi durumunda Vergi Usul Kanununun 14’üncü maddesi uyarınca 15 gün içinde ibraz edilmesi gerekecektir. Kayıtların ibrazı sırasında, konular ile ilgili olarak belirlenen asgari içeriğe uyulması ve tebliğde ifade edilen dosya formatlarından birisinin (.xls, .xlsx, .txt, .csv veya .xml) kullanımı yeterlidir. Belirlenen süre sonunda ibraz işleminin yapılmamış olması mezkur Kanunun ceza hükümlerinin uygulanmasına neden olacaktır.

 Ayrıca Saklanması gereken verilerin aşağıdaki hususları içermesi gerekmektedir.

 

 ASGARİ KAYIT SAKLAMA GEREKSİNİMİ BELİRLENEN KONULAR

Satış kayıtları

MADDE 1 – (1) Satılan mal veya sunulan hizmetler dolayısıyla (iadeler dâhil) düzenlenen fatura ve fatura yerine geçen belgelere ilişkin oluşturulacak elektronik kayıtlarda, asgari olarak aşağıdaki unsurlara yer verilmesi gerekmektedir.

a) Yevmiye tarihi,

b) Yevmiye numarası,

c) Belge tarihi,

ç) Belge seri-sıra no (Belgelerin, kurumsal kaynak planlama yazılımlarında takibi için ayrı bir referans numarası kullanan mükellefler için belge üzerinde yer alan referans numarası),

d) Alıcının adı veya unvanı,

e) Alıcının soyadı,

f) Alıcıya (Vergi Usul Kanununun 232 nci maddesinin birinci fıkrasında sayılanlar) ait vergi kimlik numarası (gerçek kişi mükellefler için TCKN),

g) Ürün Kodu,

ğ) Satılan her bir mal veya sunulan her bir hizmetin cinsi (ad, marka, model ve benzeri ayırt edici özellikler),

h) Satılan her bir mal cinsine ilişkin miktar,

ı) Ölçü birimi (lt, adet, kg, saat vb.),

i) Satılan her bir mal veya sunulan her bir hizmet cinsine ilişkin birim fiyat,

j) Satılan her bir mal veya sunulan her bir hizmet cinsine ilişkin tutar,

k) Her bir vergi türü itibarıyla satış belgesi üzerinde gösterilmesi gereken vergisel yükümlülükler (KDV, ÖTV vb.) ile söz konusu yükümlülüklere ilişkin tecil, istisna, mahsup ve benzeri unsurlar,

l) Belge üzerinde yer alan indirim ve iskonto gibi unsurlar,

m) Belge toplam tutarı.

(2) Ödeme Kaydedici Cihazlar tarafından düzenlenen belgeler ile ilgili olarak oluşturulacak kayıtlar, düzenlenen belge üzerinde yer alan bilgiler ile sınırlıdır.

(3) Mükellefler, satış belgelerine ilişkin kayıtlarda mal ve hizmet tanımlamaları için kullanacakları ifadelerin tekilliğini sağlamak, diğer bir ifade ile aynı mal veya hizmet cinsi için birden fazla isim ve kod kullanmamak konusunda gerekli önlemleri almak zorundadır.

Alış kayıtları

MADDE 2 – (1) Temin edilen mal veya hizmetler dolayısıyla (iadeler dahil) alınan fatura ve fatura yerine geçen belgelere ilişkin oluşturulacak elektronik kayıtlarda, asgari olarak aşağıdaki unsurlara yer verilmesi gerekmektedir.

a) Yevmiye tarihi,

b) Yevmiye numarası,

c) Belge tarihi,

ç) Belge seri-sıra no,

d) Satıcının adı veya unvanı,

e) Satıcının soyadı,

f) Satıcıya ait vergi kimlik numarası (gerçek kişi mükellefler için TCKN),

g) Ürün Kodu,

ğ) Alınan her bir mal veya hizmetin cinsi (ad, marka, model ve benzeri ayırt edici özellikler),

h) Alınan her bir mal cinsine ilişkin miktar,

ı) Ölçü birimi (lt, adet, kg, saat vb.),

i) Alınan her bir mal veya sunulan her bir hizmet cinsine ilişkin birim fiyat,

j) Alınan her bir mal veya sunulan her bir hizmet cinsine ilişkin tutar,

k) Her bir vergi türü itibarıyla alış belgesi üzerinde gösterilmesi gereken vergisel yükümlülükler (KDV, ÖTV vb.) ile söz konusu yükümlülüklere ilişkin tecil, istisna, mahsup ve benzeri unsurlar,

l) Belge toplam tutarı.

(2) Ödeme Kaydedici Cihazlar tarafından düzenlenen belgeler ile ilgili olarak oluşturulacak kayıtlar, düzenlenen belge üzerinde yer alan bilgiler ile sınırlıdır.

(3) Mükellefler, alış belgelerine ilişkin kayıtlarda yer alan mal ve hizmet tanımlamaları için kullanacakları ifadenin tekilliğini sağlamak zorundadır.

Dönem başı ve dönem sonu mal stoklarına ilişkin envanter kayıtları

MADDE 3 – (1) Dönem başı ve dönem sonu mal (ilk madde malzeme, yarı mamul, mamul, ara girdi ve ticari mal) mevcutlarına ilişkin kayıtların, her bir mal cinsi ile ilgili olmak üzere asgari;

a) Ürün kodu,

b) Cinsi (ad, marka, model ve benzeri ayırt edici özellikler),

c) Ölçü birimi (lt, adet, kg vb.),

ç) Miktar,

d) Varsa üretim süreci tamamlanmayan yarı mamullerin tamamlanma yüzdesi,

e) Birim maliyet,

f) Toplam tutar

bilgilerini ihtiva edecek şekilde tutulması gerekmektedir.

(2) Mükellefler, envanterlerine ilişkin kayıtlarda yer alan mal tanımlamaları için kullanacakları ifadenin tekilliğini sağlamak zorundadır.

İthalat kayıtları

MADDE 4 – (1) İthalat işlemleri ile ilgili olarak oluşturulacak elektronik kayıtlarda, asgari olarak aşağıdaki unsurlara yer verilmesi gerekmektedir;

a) Yevmiye tarihi,

b) Yevmiye numarası,

c) Belge tarihi,

ç) Belge seri-sıra no,

d) Satıcının adı veya unvanı,

e) Satıcının soyadı,

f) Satıcının ülkesi,

g) Satıcının kodu,

ğ) İthalatın gerçekleştirildiği gümrük idaresi,

h) Fiili ithalat tarihi,

ı) Fiili ithalat miktarı,

i) Gümrük beyannamesi tescil tarihi,

j) Gümrük beyannamesi tescil numarası,

k) İthal edilen malın G.T.İ.P. numarası,

l) Ürün kodu,

m) İthal edilen her bir mal veya sunulan her bir hizmetin cinsi (ad, marka, model ve benzeri ayırt edici özellikler),

n) İthal edilen her bir mal cinsine ilişkin brüt miktar,

o) İthal edilen her bir mal cinsine ilişkin net miktar,

ö) Ölçü birimi (lt, adet, kg vb),

p) İthal edilen her bir mal veya sunulan her bir hizmet cinsine ilişkin birim fiyat,

r) İthal her bir mal veya sunulan her bir hizmet cinsine ilişkin toplam tutar,

s) İthalat işlemleri ile ilgili her bir vergi türü itibarıyla vergi yükümlülükleri (KDV, ÖTV gibi.),

ş) Belge toplam tutarı,

t) İthalat bedelinin ödendiği hesaba ilişkin bankanın adı/şubesi ve IBAN’ı.

(2) Mükellefler, ithalat işlemlerine ilişkin kayıtlarda yer alan mal ve hizmet tanımlamaları için kullanacakları ifadenin tekilliğini sağlamak zorundadır.

İhracat kayıtları

MADDE 5 – (1) İhracat işlemleri ile ilgili olarak oluşturulacak elektronik kayıtlarda, asgari olarak aşağıdaki unsurlara yer verilmesi gerekmektedir.

a) Yevmiye tarihi,

b) Yevmiye numarası,

c) Belge tarihi,

ç) Belge seri-sıra no,

d) Alıcı adı veya unvanı,

e) Alıcı soyadı,

f) Alıcının ülkesi,

g) Alıcının kodu,

ğ) İhracatın gerçekleştirildiği gümrük idaresi,

h) Fiili ihracat tarihi,

ı) Gümrük beyannamesi tescil tarihi,

i) Gümrük beyannamesi tescil numarası,

j) İhraç edilen malın G.T.İ.P. numarası,

k) Ürün kodu,

l) İhraç edilen her bir mal veya sunulan her bir hizmetin cinsi (ad, marka, model ve benzeri ayırt edici özellikler),

m) İhraç edilen her bir mal cinsine ilişkin brüt miktar,

n) İhraç edilen her bir mal cinsine ilişkin net miktar,

o) Ölçü birimi (lt, adet, kg vb),

ö) İhraç edilen her bir mal veya sunulan her bir hizmet cinsine ilişkin birim fiyat,

p) İhraç edilen her bir mal veya sunulan her bir hizmet cinsine ilişkin toplam tutar,

r) Belge toplam tutarı,

s) İhracat bedelinin ödendiği hesaba ilişkin bankanın adı/şubesi ve IBAN’ı.

(2) Mükellefler, ihracat işlemlerine ilişkin kayıtlarda yer alan mal ve hizmet tanımlamaları için kullanacakları ifadenin tekilliğini sağlamak zorundadır.

Üretim kayıtları

MADDE 6 – (1) Gerçekleştirilen üretim faaliyetlerinin, envanter ve randıman teknikleri kullanılarak kontrolüne yönelik olmak üzere oluşturulacak kayıtlarda asgari olarak aşağıdaki unsurlara yer verilmesi gerekmektedir;

a) Üretim girdileri için;

1) Dönem başlangıcı,

2) Dönem bitişi,

3) Girdi malın ürün kodu,

4) Girdi malın cinsi (ad, marka, model ve benzeri ayırt edici özellikler),

5) Miktarı,

6) Ölçü birimi (lt, adet, kg vb),

7) Birim maliyet,

8) Toplam maliyet.

b) Üretim çıktıları için;

1) Dönem başlangıcı,

2) Dönem bitişi,

3) Üretilen malın ürün kodu,

4) Üretilen malın cinsi (ad, marka, model ve benzeri ayırt edici özellikler),

5) Miktarı,

6) Ölçü birimi (lt, adet, kg vb),

7) Birim maliyet,

8) Toplam maliyet.

c) Üretim süreci için;

1) Mamul ya da yarı mamulü üretebilmek için kullanılması gereken ilk madde ve malzeme, yarı mamuller ile üretim süreci sonunda elde edilecek ürünlerin miktar bilgileri ile tarif edildiği ürün reçeteleri,

2) Hammadde, malzeme ve mamuller ile ilgili olarak stok, sevk ve üretim süreçlerinde oluşan fire ve zayiatın cinsi, miktarı ve ürün kodu.

 

(2) Üretim süreci tamamlanmayan yarı mamullere ait kayıtlar çıktılar arasına dâhil edilmeden ayrı takip edilecektir.

 

(3) Mükellefler, üretimlerine ilişkin kayıtlarda yer alan mal ve hizmet tanımlamaları için kullanacakları ifadenin tekilliğini sağlamak zorundadır.

Diğer kayıtlar

MADDE 7 – (1) Tebliğin üçüncü maddesinde ifade edilen mükelleflerden Özel Tüketim Vergisi Kanunu ekinde yer alan (I) ve (III) sayılı listelerdeki mallar dolayısıyla mükellefiyeti bulunanlar, söz konusu mallarla ilgili oluşturacakları kayıtlarında, ilgili malların Gümrük Tarife İstatistik Pozisyonu (G.T.İ.P.) bilgilerine de yer vermek zorundadırlar

 

 

 

20 Aralık 2014, Cumartesi
ŞANLIURFA SERBEST MUHASEBECİ MALİ MÜŞAVİRLER ODASI
Atatürk Bulvarı Ahmet Bahçivan İş Merkezi Kat:8 Merkez/Şanlıurfa
Telefon: 0 414 215 08 28 | E-Posta: info@sanliurfasmmmo.org.tr